Als Executive Assistant to the CEO ben je de rechterhand van onze CEO. Je brengt structuur, bewaakt prioriteiten en zorgt dat onderwerpen daadwerkelijk worden afgerond. Je combineert uitstekende organisatorische ondersteuning met inhoudelijk meedenken en zelfstandig projectleiderschap.

De uitdaging

Deze functie gaat verder dan agenda- en vergaderbeheer. Je bereidt besluitvorming voor, bewaakt de voortgang van belangrijke acties en pakt zelfstandig projecten en vraagstukken op. De onderwerpen zijn breed en kunnen bijvoorbeeld juridisch, organisatorisch, governance- of bedrijfsgericht zijn. Je hoeft niet overal specialist in te zijn, maar je verdiept je snel, betrekt de juiste deskundigen en vertaalt informatie naar een praktisch voorstel of concrete aanpak.

Verantwoordelijkheden

• De CEO proactief ondersteunen en organisatorisch én inhoudelijk ontzorgen.
• Prioriteiten bewaken en zorgen dat belangrijke onderwerpen, besluiten en acties niet blijven liggen.
• Agenda, afspraken, vergaderingen en reizen organiseren en inhoudelijk voorbereiden.
• Presentaties, rapportages, memo’s en besluitstukken voorbereiden voor management- en Board meetings.
• Leadership Team- en Board meetings voorbereiden, notuleren en de opvolging van besluiten bewaken.
• Zelfstandig projecten leiden, inclusief planning, afstemming, voortgang en resultaat.
• Vraagstukken onderzoeken en voorbereiden, bijvoorbeeld rond contracten, governance, organisatie of bedrijfsvoering.
• Afstemmen met collega’s, externe adviseurs, leveranciers en andere zakelijke relaties.
• Vertrouwelijke en gevoelige informatie zorgvuldig behandelen.
• Kansen signaleren om werkzaamheden slimmer, sneller of beter te organiseren en daarin initiatief nemen.

Samenwerking

• Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO en werkt nauw samen met het Leadership Team.
• Je stemt regelmatig af met Project Management, Finance, Operations, HR en andere stakeholders binnen XIVER.
• Je hebt regelmatig contact met externe adviseurs, leveranciers en zakelijke relaties.

Jouw profiel

We zoeken geen traditionele managementassistent, maar een zelfstandige professional die op HBO-niveau meedenkt en handelt. Je schakelt gemakkelijk tussen praktische werkzaamheden en inhoudelijke onderwerpen. Je wacht niet af, maar ziet wat nodig is en pakt het op.

• Een afgeronde HBO-opleiding, bijvoorbeeld international management, bedrijfskunde, rechten of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Projectcoördinator of in een vergelijkbare zelfstandige rol.
• Ervaring met het ondersteunen van een CEO, directie of senior management.
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig leiden van projecten of organisatiebrede onderwerpen.
• Sterke analytische vaardigheden en het vermogen om hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
• Een praktische, proactieve en oplossingsgerichte aanpak, met sterke organisatorische vaardigheden.
• Discretie, organisatiesensitiviteit en een professionele manier van communiceren.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Ruime ervaring met Outlook, PowerPoint, Word en Teams.

• Affiniteit met bedrijfsvoering, juridische onderwerpen en governance.
• Ervaring binnen een internationale (hightech) organisatie of scale-up.
• Ervaring met Board meetings, directiestukken en contact met externe adviseurs.

Persoonlijke kwaliteiten

• Je denkt vooruit, neemt eigenaarschap en rondt zaken zorgvuldig af.
• Je blijft rustig en houdt overzicht wanneer prioriteiten snel veranderen.
• Je bent pragmatisch, nauwkeurig en communiceert helder op verschillende niveaus.
• Je combineert een professionele houding met een nuchtere, hands-on aanpak.

Wat bieden wij?

• Een marktconform salaris passend bij jouw opleiding en ervaring.
• Een fulltime arbeidsovereenkomst rechtstreeks bij XIVER.
• Een zelfstandige en invloedrijke rol dicht op de besluitvorming.
• Flexibele starttijd tussen 07.00 en 09.00 uur.
• 27 vakantiedagen, met de mogelijkheid om 13 extra dagen te kopen.
• Een netto reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer.
• Een laptop, een maandelijkse telefoonvergoeding en een werkplek op de High Tech Campus in Eindhoven.

Over XIVER

XIVER is een onafhankelijke Europese MEMS-fabriek, gevestigd op de High Tech Campus Eindhoven. Het bedrijf is in 2025 opgericht door een afsplitsing van Philips en combineert meer dan 100 jaar expertise met de flexibiliteit en ambitie van een snelgroeiende scale-up.

Onze geavanceerde cleanroom van 2.650 m² maakt de ontwikkeling en productie mogelijk van innovatieve MEMS-technologieën voor wereldwijde markten. Wij bedienen sectoren zoals de halfgeleiderindustrie, de automobielindustrie, de gezondheidszorg en de industriële markt met hoogwaardige oplossingen voor microfabricage.

Onze bedrijfscultuur is ondernemend, pragmatisch en gericht op samenwerking. Wij hechten veel waarde aan vakmanschap, verantwoordelijkheid en innovatie. Naarmate wij blijven groeien, krijgt elke medewerker de kans om een betekenisvolle bijdrage te leveren aan de toekomst van ons bedrijf.

Geïnteresseerd?

Solliciteer direct via de knop “Apply now”. Mocht je vragen hebben, dan kun je contact opnemen met onze recruiter via recruitment@xiver.com of telefonisch via 0628552906.